100+ Ideen für deinen Life Admin Day

Hast du bereits einen Life Admin Day? Falls nicht, wird es höchste Zeit! Ein Admin Day ist der perfekte Tag, wenn du seit Wochen und Monaten To-dos von einer Liste auf die nächste schreibst. Steuer. Fitnessstudio kündigen. Zahnarzttermin.

Es gibt diverse Dinge, die dauerhaft im Hinterkopf mitlaufen, die jedoch immer wieder vertagt werden, weil akut andere Aufgaben wichtiger sind. Oder du einfach keine Zeit für sie hast.

>> DIREKT ZU DEN LIFE-ADMIN-DAY-IDEEN 🔽

Für diese To-dos brauchst du einen Admin Day, um aufgeschobene, nervige und angefallene Aufgaben zu erledigen. In diesem Artikel erfährst du, was es mit einem Life Admin Day oder dem Social Media Trend Admin Night auf sich hat und wie du deinen eigenen Admin Day planst. Außerdem bekommst du eine Liste mit über 100 Ideen für deine Admin-Day-Checkliste!

Was ist ein Life Admin Day?

Du kennst das Wort „Admin“ wahrscheinlich aus dem Computer-Kontext. Admin steht für Administrator (lat. Verwalter, Leiter). Das ist die Person die bei einem Computer über alle Zugriffsrechte verfügt und IT-Systeme betreut, verwaltet und überwacht.

Das Konzept „Life Admin“ (engl. Lebens-Administrator) greift diese IT-Analogie auf. Du bist der/die Leiter:in für dein Leben und dafür zuständig, dass alles funktioniert und organisiert wird.

An einem Admin-Day kümmerst du dich um administrative Aufgaben, also Verwaltungstätigkeiten. Dazu gehören:

• Koordination von Terminen und Meeting (Organisation & Struktur)
• Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails und Briefen (Kommunikation)
• Ausfüllen von Formularen, Sortieren und Archivieren von Dokumenten, Datenerfassung, Aktenführung (Dokumentation & Daten)
• Rechnungen stellen und bezahlen, Ein- und Ausgaben überblicken, Beschaffung von Arbeitsmitteln (Finanzen & Vertrieb)
• usw.

Eine australische YouTuberin, beschreibt auf ihrem Kanal (@muchelleb) einen Admin Day als „A day filled with getting small, nagging tasks (usually ‚the little rocks‘) that you’ve probably been procrastinating„. Also einen Tag, an dem du dich um die lästigen, kleinen To-dos (die kleinen Steine) kümmerst, die du wahrscheinlich schon lange aufgeschoben hast.

Wie oft sollte man einen Life Admin Day machen?

Die Häufigkeit deines Life Admin Days richtet sich danach, wie oft du ihn brauchst. Grundsätzlich würde ich mindestens einmal pro Jahr einen Admin Day ansetzen, eher einmal pro Quartal.

Du kannst ausprobieren, in welcher Frequenz du dich bestimmten Aufgaben widmen möchtest. Vielleicht profitierst du von einem abgeschwächter Admin Day einmal pro Woche, 14-Tägig oder einmal im Monat.

So planst du einen Life Admin Day

1. Lege einen konkreten Zeitpunkt fest

Entscheide dich für einen festen, freien Tag an dem du keine Termine hast. Plane den Admin Day als festen Termin ein. Das kann ein Feiertag oder ein freier Samstag sein. Falls du keinen ganzen Tag zur Verfügung hast, reichen auch ein paar freie Stunden.

2. Erstelle eine Liste

Du kannst deine Admin-Day-Liste auch mit einem Braindump am Tag selbst anlegen. Oder du arbeitest vor, und sammelst separat schon einmal alles, was dich nervt, schon lange wartet oder schon zu oft verschoben wurde. Unten findest du konkrete Ideen für typische Aufgaben für einen Admin Day.

Tipp: Mein To-do-Notizblock eignet sich super dafür! Dort kannst du jederzeit verschiedene Admin-Day-Aufgaben sammeln und durch die Kategorien direkt vorsortieren. 📝

3. Sortiere nach Kategorien

Ordne deine Vorhaben in verschiedene Kategorien oder Orte, an denen du sie erledigen kannst: Am Computer, am Handy, unterwegs im Auto. So musst du nicht zwischen verschiedenen Tätigkeiten wie E-Mails schreiben und telefonieren hin- und verwechseln, sondern kannst alle gleichen Aufgaben hintereinander weg erledigen. Dieses Vorgehen nennt sich Batching.

4. Sortiere nach Nervigkeit

Welche Aufgaben belasten dich am stärksten? Oder umgekehrt gefragt: Welche erledigte Aufgabe bringt dir am meisten Ruhe? Mit diesen Aufgaben kannst du an deinem Admin Tag beginnen, damit du die stärksten Erfolge spürst.

Du musst nicht mit der schwierigsten Aufgabe beginnen! Wenn es dir hilft, fange lieber mit leichten und kleinen Aufgaben an, um ein Momentum aufzubauen und dich nach und nach für kniffligere Aufgaben zu motivieren. (Lies dazu auch: Eat that frog)

5. Optional: Arbeite in Zeitblöcken

Für viele Menschen funktioniert das Arbeiten in 25-Minuten-Blöcke mit kurzen Pausen gut. Wenn das für deine To-dos passt, kannst du die Pomodoro-Technik mal ausprobieren.

6. Belohne dich

Auch wenn das Gefühl nach einem Admin Day schon fast Belohnung genug ist, plane dir eine Belohnung für deine harte Arbeit ein, auf die du dich freuen kannst.

Trend: Veranstalte eine Admin Night mit deinen Freund*innen

Die Idee von Admin Nights geht angeblich auf Chris Colin, einen Journalisten zurück.

Für eine Admin Night triffst du dich mit einer Gruppe von Freund*innen und ihr erledigt gemeinsam überfällige To-dos. Treffpunkt kann ein öffentlicher Ort (Café, Bar, …) oder das private Wohnzimmer sein.

Für eine gelungene Admin Night brauchst du nur ausreichend Verpflegung (Fingerfood, bestelltes Essen) und Getränke und Platz zum Arbeiten für Laptops.

Gemeinsam legt ihr fest, welchen Admin-Aufgaben ihr euch widmen wollt, könnt euch gegenseitig unterstützen, beraten und motivieren. Ihr könnt auch Aufgaben tauschen: Dann formulierst du die Mail an den Vermieter deiner Freundin, während sie deinen Zahnarzt-Termin bucht. (Aufgaben von Anderen sind oft interessanter und fallen uns leichter als unsere eigenen)

Aufgaben für deinen Life Admin Day (Checkliste)

Die Liste ist als Inspiration gedacht. Erstelle dir unbedingt eine eigene Checkliste mit deinen persönlichen Admin-Aufgaben. Manche Aufgaben können sich regelmäßig wiederholen, andere wie beispielsweise Reparaturen können einmalig sein.

#1: Aufgaben sammeln

1. Braindump machen: Starte deinen Admin Day mit einem Braindump und schreibe alle kleinen und großen Aufgaben auf, die du im Kopf hast und die du aufgeschoben hast. Bei einer Admin Night könnte man die wichtigsten To-dos auch in einer Bingo-Karte sammeln.

#2: Handy-Aufgaben: Telefonate, Termine und Nachrichten schreiben

2. Zahnarzttermin / Kieferorthopäde
3. Hautkrebs-Vorsorge
4. Impfpass checken (lassen) und bei Bedarf Impftermine ausmachen
5. Reiseimpfungen für anstehende Urlaube notwendig?
6. Vorsorgetermin bei der Gynäkologie: Pap-Abstrich, Brustkrebs
7. Anwaltskanzlei oder Notariat
8. Augenarzt / Sehtest
9. Bank, Finanz- oder Kreditberatung
10. ggf. Termin für hausärztliche Vorsorgetermine (z.B. U35)
11. ggf. Darmkrebs-Vorsorge
12. andere individuelle Vorsorgetermine z.B. Nachsorge/Kontrolle, Termin um Medikation zu besprechen, Blutbild, MRT-Termin zur Kontrolle
13. neues Rezept für Medikamente bestellen
14. Termine umlegen, die sich überschneiden
15. eine ungelesene Nachricht beantworten
16. lange überfällige Nachrichten beantworten
17. den lieben Menschen schreiben, bei denen du schon lange „eigentlich mal melden“ wolltest
18. Termin im Bürgerbüro vereinbaren
19. Treffen planen und absprechen
20. XY wegen etwas nachfragen, z.B. meinen Bruder fragen, ob er mir mit dem Anbringen von Gardinenschinen hilft
21. Friseurtermin buchen
22. Tisch oder Räume reservieren für anstehende Verabredungen oder Feierlichkeiten
23. Handwerker:in beauftragen
24. Termin in der Autowerkstatt ausmachen (TÜV, Reifenwechsel, Reparatur)

#3: Aufgeschobene Erledigungen

25. Ersatz für verlorene oder kaputte Gegenstände kaufen
26. Sachen kaufen gehen, die für Fertigstellung von Projekten benötigt werden
27. Benötigte Materialien für Renovierungen / Reparaturen kaufen
28. Gutscheine einlösen, bevor sie ablaufen
29. Vorrat aufstocken (Batterien, Toilettenpapier, Kosmetik, Medikamente für die Hausapotheke….)
30. Geschenke für anstehende Geburtstage/Events/Feiertage besorgen
31. Kleinkram besorgen, der das Leben oder die einfacher/schöner/besser macht, z.B. Haken, Kabalkanal, Aufbewahrungsbox, …
32. To-do-Block bestellen
33. Recherche oder Kauf von Neuanschaffungen
34. Bücherei-Bücher zurückbringen
35. zum Wertstoffhof fahren

#4: Finanzen und Abos

36. offene Rechnungen bezahlen
37. Rechnungen bei Krankenkasse oder anderen Trägern einreichen
38. Retouren zurücksenden
39. Kontostände checken / Vermögen und Schulden protokollieren
40. neues Konto bei einer Bank ohne Kontoführungsgebühren eröffnen
41. altes, schlecht verzinstes Sparbuch auflösen
42. Sparplan einrichten oder bestehende Sparpläne überprüfen und bei Bedarf anpassen
43. Daueraufträge für wiederkehrende Zahlungen einrichten
44. SEPA-Lastschrift-Erlaubnis für Anbieter erteilen, die regelmäßig Rechnungen schicken
45. laufende Abos z.B. von Streaming-Anbietern oder Software prüfen
46. ungenutzte Abos und Probeabos kündigen, bevor sie sich verlängern
47. Kosten und Laufzeiten bei Versorgungsunternehmen (Internet, Strom, …) prüfen und bei Bedarf kündigen oder den Anbieter wechseln
48. Beiträge und Leistungen von Versicherungen (z.B. Privathaftpflicht, Krankenkasse, …) prüfen und bei Bedarf kündigen / wechseln
49. Steuererklärung vorbereiten oder einreichen

#5: Computer-Aufgaben: Mails und digitales Ausmisten

50. E-Mails beantworten
51. E-Mails löschen
52. E-Mails: Papierkorb leeren
53. Von 1-2 Newslettern abmelden
54. Downloadordner leeren
55. Desktop aufräumen
56. Fotos / Camera Roll aufräumen: doppelte, überflüssige Fotos und alte Screenshots löschen
57. Digitalen Papierkorb leeren
58. Lesezeichen durchgehen und löschen
59. Leseliste durchgehen und löschen
60. Überprüfen, ob deine Passwörter oder Daten irgendwo geleakt wurden (Geht z.B. auf https://haveibeenpwned.com)
61. Unsichere Passwörter ändern
62. Installierte Programme am PC durchgehen und löschen
63. Cloud-Speicher durchgehen (DropBox, Google Drive, …)
64. Abos und Follows durchgehen und deabonnieren: Instagram, YouTube, LinkedIn, TikTok…
65. Passwörter in Passwortmanager hinterlegen
66. ungenutzte Accounts löschen
67. alte, ungenutzte E-Mail-Adressen löschen
68. Kontaktbuch digitalisieren, aktualisieren und ausmisten
69. Backup machen (Handy, Computer)
70. Apps am Handy durchgehen und ungenutzte löschen
71. Apps neu sortieren
72. Programme, Notizen, Apps und Dokumente so ordnen, dass es mich produktiver macht: ggf. andere Anordnung, anheften, Alias erstellen, verschieben, …
73. anstehende Reisen oder Teilaspekte wie Unterkünfte, Bahntickets, Ausflüge recherchieren oder buchen

#6: Zuhause-Aufgaben: Reparaturen, Organisieren und Ausmisten

74. ungeöffnete Post öffnen und durch sortieren
75. Papierstapel durch sortieren und abheften
76. angeforderte Unterlagen einreichen
77. kaputte Kleidung reparieren oder anpassen (lassen), z.B. Knopf annähen, Hose kürzen, Socken/Wollpulli stopfen, Absätze/Sohlen erneuern
78. kaputte Dinge reparieren, z.B. Türknauf festschrauben
79. Schönheitsreparaturen, Ausbesserungen, z.B. quietschende Türen ölen, wackelnden Wasserhahn reparieren, usw.
80. Müll entsorgen, z.B. tote/vergammelte Pflanzen wegwerfen, Pfand/Altglas wegbringen, …
81. einen (kleinen) Ort aufräumen oder ausmisten, z.B. Schrank unter der Spüle, Kramschublade
82. Mario-Kondo*-mäßig eine Kategorie ausmisten, z.B. alles an Kleidung, Bücher, Hygieneartikel oder Putz- & Reinigungszubehör
83. „heimatlosen“ Gegenständen ein festes Zuhause zuweisen
84. etwas ausmessen
85. Batterien austauschen / Akkus aufladen
86. Rauchmelder anbringen / überprüfen
87. aufgeschobene Putzaufgabe, z.B. Gewürzschrank auswischen
88. Ablaufdaten von Lebensmitteln überprüfen
89. Dinge die nerven, anders organisieren
90. etwas für die kommenden Tage vorkochen
91. Ausgemistete Sachen zur Spendenstelle bringen / online einstellen
92. Datenmüll schreddern
93. Patientenvollmacht oder Testament aufsetzen
94. im Organspenderegister eintragen
95. Ersatzschlüssel / Ladekabel beschriften
96. Fahrrad checken: Luftdruck, Bremsen, Kette ölen
97. ausgeliehene Dinge zurück geben
98. Ablaufdaten von Ausweisen prüfen (Reisepass, Personalausweis, Führerschein, ..)
99. kreatives Projekt fertig stellen: Fotos bearbeiten, Strick-Projekt beenden, Bild fertig malen, etc.

#7 Auto-Aufgaben: Check

100. Auto aufräumen: Ungenutztes raus, Türen und Taschen ausräumen
101. Waschanlage und aussaugen
102. Ablaufdatum des Verbandskasten prüfen
103. Ölstand überprüfen
104. Luftdruck prüfen

Admin-Aufgaben für Selbstständige & Freiberufler:innen

105. offene Anfragen und E-mails beantworten
106. Rechnungen schreiben und verschicken
107. Offene Rechnungen nachfassen oder mahnen
108. Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
109. AGB und Datenschutzerklärung aktualisieren
110. Impressum überprüfen
111. Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
112. Website-Backup machen
113. SEO-Audit
114. Website-Daten aufräumen: ungenutzte Medien, alte Backups und Revisionen löschen
115. Software und Plugins überprüfen, aktualisieren
116. Newsletterliste bereinigen
117. für sinnvolle Fortbildung anmelden

---