100+ Ideen für deinen Life Admin Day

Hast du bereits einen Life Admin Day? Falls nicht, wird es höchste Zeit!

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Was ist ein Life Admin Day?

Du kennst das Wort „Admin“ wahrscheinlich aus dem Computer-Kontext. Admin steht für Administrator (lat. Verwalter, Leiter). Das ist die Person die bei einem Computer über alle Zugriffsrechte verfügt und IT-Systeme betreut, verwaltet und überwacht.

Das Konzept „Life Admin“ (engl. Lebens-Administrator) greift diese IT-Analogie auf. Du bist der/die Leiter:in für dein Leben und dafür zuständig, dass alles funktioniert und organisiert wird.

An einem Admin-Day kümmerst du dich um administrative Aufgaben, also Verwaltungstätigkeiten. Dazu gehören:

• Koordination von Terminen und Meeting (Organisation & Struktur)
• Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails und Briefen (Kommunikation)
• Ausfüllen von Formularen, Sortieren und Archivieren von Dokumenten, Datenerfassung, Aktenführung (Dokumentation & Daten)
• Rechnungen stellen und bezahlen, Ein- und Ausgaben überblicken, Beschaffung von Arbeitsmitteln (Finanzen & Vertrieb)
• usw.

Eine australische YouTuberin, beschreibt auf ihrem Kanal (@muchelleb) einen Admin Day als „A day filled with getting small, nagging tasks (usually ‚the little rocks‘) that you’ve probably been procrastinating„. Also einen Tag, an dem du dich um die lästigen, kleinen To-dos (die kleinen Steine) kümmerst, die du wahrscheinlich schon lange aufgeschoben hast.

Wie oft sollte man einen Life Admin Day machen?

Die Häufigkeit deines Life Admin Days richtet sich danach, wie oft du ihn brauchst. Grundsätzlich würde ich mindestens einmal pro Jahr einen Admin Day ansetzen, eher einmal pro Quartal.

Teste mal aus, ob dir vielleicht einmal pro Woche, 14-tägig oder einmal im Monat einer abgeschwächter oder reduzierten Variante gut tut.

So planst du einen Life Admin Day

1. Lege einen konkreten Zeitpunkt fest

Entscheide dich für einen festen, freien Tag an dem du keine Termine hast. Plane den Admin Day als festen Termin ein. Das kann ein Feiertag oder ein freier Samstag sein. Falls du keinen ganzen Tag zur Verfügung hast, reichen auch ein paar freie Stunden.

2. Erstelle eine Liste

Du kannst deine Admin-Day-Liste auch mit einem Braindump am Tag selbst anlegen. Oder du arbeitest vor, und sammelst separat schon einmal alles, was dich nervt, schon lange wartet oder schon zu oft verschoben wurde. Unten findest du konkrete Ideen für typische Aufgaben für einen Admin Day.

Tipp: Mein To-do-Notizblock eignet sich super dafür! Dort kannst du jederzeit verschiedene Admin-Day-Aufgaben sammeln und durch die Kategorien direkt vorsortieren. 📝

3. Sortiere nach Kategorien

Ordne deine Vorhaben in verschiedene Kategorien oder Orte, an denen du sie erledigen kannst: Am Computer, am Handy, unterwegs im Auto. So musst du nicht zwischen verschiedenen Tätigkeiten wie E-Mails schreiben und telefonieren hin- und verwechseln, sondern kannst alle gleichen Aufgaben hintereinander weg erledigen. Dieses Vorgehen nennt sich Batching.

4. Sortiere nach Nervigkeit

Welche Aufgaben belasten dich am stärksten? Oder umgekehrt gefragt: Welche erledigte Aufgabe bringt dir am meisten Ruhe? Mit diesen Aufgaben kannst du an deinem Admin Tag beginnen, damit du die stärksten Erfolge spürst.

Du musst nicht mit der schwierigsten Aufgabe beginnen! Wenn es dir hilft, fange lieber mit leichten und kleinen Aufgaben an, um ein Momentum aufzubauen und dich nach und nach für kniffligere Aufgaben zu motivieren. (Lies dazu auch: Eat that frog)

5. Optional: Arbeite in Zeitblöcken

Für viele Menschen funktioniert das Arbeiten in 25-Minuten-Blöcke mit kurzen Pausen gut. Wenn das für deine To-dos passt, kannst du die Pomodoro-Technik mal ausprobieren.

6. Belohne dich

Auch wenn das Gefühl nach einem Admin Day schon fast Belohnung genug ist, plane dir eine Belohnung für deine harte Arbeit ein, auf die du dich freuen kannst.

Trend: Veranstalte eine Admin Night mit deinen Freund*innen

Die Idee von Admin Nights geht angeblich auf Chris Colin, einen Journalisten zurück.

Für eine Admin Night triffst du dich mit einer Gruppe von Freund*innen und ihr erledigt gemeinsam überfällige To-dos. Treffpunkt kann ein öffentlicher Ort (Café, Bar, …) oder das private Wohnzimmer sein.

Für eine gelungene Admin Night brauchst du nur ausreichend Verpflegung (Fingerfood, bestelltes Essen) und Getränke und Platz zum Arbeiten für Laptops.

Gemeinsam legt ihr fest, welchen Admin-Aufgaben ihr euch widmen wollt, könnt euch gegenseitig unterstützen, beraten und motivieren. Ihr könnt auch Aufgaben tauschen: Dann formulierst du die Mail an den Vermieter deiner Freundin, während sie deinen Zahnarzt-Termin bucht. (Aufgaben von Anderen sind oft interessanter und fallen uns leichter als unsere eigenen)

Aufgaben für deinen Life Admin Day (Checkliste)

Die Liste ist als Inspiration gedacht. Erstelle dir unbedingt eine eigene Checkliste mit deinen persönlichen Admin-Aufgaben. Manche Aufgaben können sich regelmäßig wiederholen, andere wie beispielsweise Reparaturen können einmalig sein.

#1: Aufgaben sammeln

1. Braindump machen: Starte deinen Admin Day mit einem Braindump und schreibe alle kleinen und großen Aufgaben auf, die du im Kopf hast und die du aufgeschoben hast. Bei einer Admin Night könnte man die wichtigsten To-dos auch in einer Bingo-Karte sammeln.

#2: Handy-Aufgaben: Telefonate, Termine und Nachrichten schreiben

2. Zahnarzttermin / Kieferorthopäde
3. Hautkrebs-Vorsorge
4. Impfpass checken (lassen) und bei Bedarf Impftermine ausmachen
5. Reiseimpfungen für anstehende Urlaube notwendig?
6. Vorsorgetermin bei der Gynäkologie: Pap-Abstrich, Brustkrebs
7. Augenarzt / Sehtest
8. ggf. Termin für hausärztliche Vorsorgetermine (z.B. U35)
9. ggf. Darmkrebs-Vorsorge
10. andere individuelle Vorsorgetermine z.B. Nachsorge/Kontrolle, Termin um Medikation zu besprechen, Blutbild, MRT-Termin zur Kontrolle
11. neues Rezept für Medikamente bestellen
12. Termine umlegen, die sich überschneiden
13. eine ungelesene Nachricht beantworten
14. lange überfällige Nachrichten beantworten
15. den lieben Menschen schreiben, bei denen du schon lange „eigentlich mal melden“ wolltest
16. Treffen planen und absprechen
17. XY wegen etwas nachfragen, z.B. meinen Bruder fragen, ob er mir mit dem Anbringen von Gardinenschinen hilft
18. Friseurtermin buchen
19. Tisch oder Räume reservieren für anstehende Verabredungen oder Feierlichkeiten
20. Handwerker:in beauftragen
21. Termin in der Autowerkstatt ausmachen (TÜV, Reifenwechsel, Reparatur)

#3: Aufgeschobene Erledigungen

21. Ersatz für verlorene oder kaputte Gegenstände kaufen
22. Sachen kaufen gehen, die für Fertigstellung von Projekten benötigt werden
23. Benötigte Materialien für Renovierungen / Reparaturen kaufen
24. Vorrat aufstocken (Batterien, Toilettenpapier, Kosmetik, Medikamente für die Hausapotheke….)
25. Geschenke für anstehende Geburtstage/Events/Feiertage besorgen
26. Kleinkram besorgen, der das Leben oder die einfacher/schöner/besser macht, z.B. Haken, Kabalkanal, Aufbewahrungsbox, …
27. Recherche oder Kauf von Neuanschaffungen
28. Bücherei-Bücher zurückbringen
29. To-do-Block bestellen

#4: Finanzen und Abos

30. offene Rechnungen bezahlen
31. Rechnungen bei Krankenkasse oder anderen Trägern einreichen
32. Retouren zurücksenden
33. Kontostände checken / Vermögen und Schulden protokollieren
34. Sparplan einrichten oder bestehende Sparpläne überprüfen und bei Bedarf anpassen
35. Daueraufträge für wiederkehrende Zahlungen einrichten
36. SEPA-Lastschrift-Erlaubnis für Anbieter erteilen, die regelmäßig Rechnungen schicken
37. laufende Abos z.B. von Streaming-Anbietern oder Software prüfen
38. ungenutzte Abos und Probeabos kündigen, bevor sie sich verlängern
39. Kosten und Laufzeiten bei Versorgungsunternehmen (Internet, Strom, …) prüfen und bei Bedarf kündigen oder den Anbieter wechseln
40. Beiträge und Leistungen von Versicherungen (z.B. Privathaftpflicht, Krankenkasse, …) prüfen und bei Bedarf kündigen / wechseln
41. Steuererklärung vorbereiten oder einreichen

#5: Computer-Aufgaben: Mails und digitales Ausmisten

42. E-Mails beantworten
43. E-Mails löschen
44. E-Mails: Papierkorb leeren
45. Von 1-2 Newslettern abmelden
46. Downloadordner leeren
47. Desktop aufräumen
48. Fotos / Camera Roll aufräumen: doppelte, überflüssige Fotos und alte Screenshots löschen
49. Digitalen Papierkorb leeren
50. Lesezeichen durchgehen und löschen
51. Leseliste durchgehen und löschen
52. Überprüfen, ob deine Passwörter oder Daten irgendwo geleakt wurden (Geht z.B. auf https://haveibeenpwned.com)
53. Unsichere Passwörter ändern
54. Installierte Programme am PC durchgehen und löschen
55. Cloud-Speicher durchgehen (DropBox, Google Drive, …)
56. Abos und Follows durchgehen und deabonnieren: Instagram, YouTube, LinkedIn, TikTok…
57. Passwörter in Passwortmanager hinterlegen
58. ungenutzte Accounts löschen
59. alte, ungenutzte E-Mail-Adressen löschen
60. Backup machen (Handy, Computer)
61. Apps am Handy durchgehen und ungenutzte löschen
62. Apps neu sortieren
63. Programme, Notizen, Apps und Dokumente so ordnen, dass es mich produktiver macht: ggf. andere Anordnung, anheften, Alias erstellen, verschieben, …
64. anstehende Reisen oder Teilaspekte wie Unterkünfte, Bahntickets, Ausflüge recherchieren oder buchen

#6: Zuhause-Aufgaben: Reparaturen, Organisieren und Ausmisten

65. ungeöffnete Post öffnen und durch sortieren
66. Papierstapel durch sortieren und abheften
67. angeforderte Unterlagen einreichen
68. kaputte Kleidung reparieren oder anpassen (lassen), z.B. Knopf annähen, Hose kürzen, Socken/Wollpulli stopfen, Absätze/Sohlen erneuern
69. kaputte Dinge reparieren, z.B. Türknauf festschrauben
70. Schönheitsreparaturen, Ausbesserungen, z.B. quietschende Türen ölen, wackelnden Wasserhahn reparieren, usw.
71. Müll entsorgen, z.B. tote/vergammelte Pflanzen wegwerfen, Pfand/Altglas wegbringen, …
72. einen (kleinen) Ort aufräumen oder ausmisten, z.B. Schrank unter der Spüle, Kramschublade
73. Mario-Kondo*-mäßig eine Kategorie ausmisten, z.B. alles an Kleidung, Bücher, Hygieneartikel oder Putz- & Reinigungszubehör
74. „heimatlosen“ Gegenständen ein festes Zuhause zuweisen
75. etwas ausmessen
76. Batterien austauschen / Akkus aufladen
77. Rauchmelder anbringen / überprüfen
78. aufgeschobene Putzaufgabe, z.B. Gewürzschrank auswischen
79. Ablaufdaten von Lebensmitteln überprüfen
80. Dinge die nerven, anders organisieren
81. etwas für die kommenden Tage vorkochen
82. Ausgemistete Sachen zur Spendenstelle bringen / online einstellen
83. Datenmüll schreddern
84. Vollmacht oder Testament aufsetzen
85. Ersatzschlüssel / Ladekabel beschriften
86. Fahrrad checken: Luftdruck, Bremsen, Kette ölen
87. ausgeliehene Dinge zurück geben
88. kreatives Projekt fertig stellen: Fotos bearbeiten, Strick-Projekt beenden, Bild fertig malen, etc.

#7 Auto-Aufgaben: Check

89. Auto aufräumen: Ungenutztes Raus, Türen und Taschen ausräumen
90. Waschanlage und aussaugen
91. Ablaufdatum des Verbandskasten prüfen
92. Ölstand überprüfen
93. Luftdruck prüfen

Admin-Aufgaben für Selbstständige & Freiberufler:innen

94. offene Anfragen und E-mails beantworten
95. Rechnungen schreiben und verschicken
96. Offene Rechnungen nachfassen oder mahnen
97. Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
98. AGB und Datenschutzerklärung aktualisieren
99. Impressum überprüfen
100. Website-Backup machen
101. Website-Daten aufräumen: ungenutzte Medien, alte Backups und Revisionen löschen
102. Software und Plugins überprüfen, aktualisieren
103. Newsletterliste bereinigen
104. für Fortbildung anmelden

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